iPad版Word 共同編集する方法

こんにちは、ホームページ担当の長男です。

学校の課題レポートや、職場での資料作成をグループワークで行う機会ってありませんか?

意外と多いですよね!

ひと昔前までは、そういった作業は一人一人が担当の箇所の文書ファイルを作成し、最後に統合して作成していました。

しかし、今はそんなことをする必要はありません。

共同編集機能を上手に使うことで、グループワークの文書作成を大幅に時短できます。

今回は、iPad版Wordで共同編集を開始する(ホストになる)方法を紹介します。

それでは早速みていきましょう!

必要なもの

共同編集のホストとなる上で必要なものは以下の通りです。

・クラウドサービス

・ネット環境

・Word for iPad

共有方法

それでは、具体的に共同編集をする為の手順を紹介していきます。

Step1.文書を開く

まず、共同編集したい文書を開きます。

一から文書を作成する場合は、『新規』の文書で大丈夫です。

Step.2 文章をクラウドに保存

共同編集したい文書を開いたら、その文書がクラウドに保存されているか否かを確認します。

新規文書の場合は、どこにも保存されていないので、クラウドに保存しましょう。

クラウド以外で文書を保存すると、共同編集することができません。

クラウドのアカウントを持っていない場合は、クラウドのアカウントをまず準備しましょう!

Step.3 共有

クラウドに編集する文書を保存したら、いよいよ共同編集者に文書ファイルを送信します。

送信方法は具体的に2種類あります。

これから紹介しますが、どちらが楽かを適宜判断して使い分けるのがベストです!

ユーザーの招待

一つ目の方法は、共同編集相手のメールアドレスを入力して、文書情報をメールで送信する方法です。

この時、『編集可能』にするが付いているかを確認してください。

『編集可能』が付いていないと、メールを受け取った人は閲覧しかできません。

ユーザー招待は、共同編集者のメールアドレスを知っている(または連絡帳に登録されている)必要があります。

なので、相手のメールアドレスを知らない場合にはあまりお勧めできない方法です。

また、大人数作業の時なども一人一人のメールアドレスを探すのが大変ですよね。

自分は、2、3人のグループワークで使います。

リンクのコピー

もう一つの方法は、文章ファイルのリンクをコピーして、任意の媒体に貼り付けることです。

この時、『表示と編集』の方にチェックが付いていることを確認してからコピーしてください。

『表示』の方にチェックが付いた状態で共同編集者に送っても、相手は閲覧する事しかできません。

リンクのコピーは大人数グループで編集する場合などに向いています。

LINEグループやfacebookグループにリンクを貼ったりすると、メンバーに一斉送信されるのでとても楽です!!

共同編集のメリット

さて、ここまで共同編集のホストになる方法を紹介してきましたが、おそらく

『手順が多いな!!』

『準備するものが多いな!!』

と思っている人もいると思います。

確かに、一人で編集するときに比べて、クラウドやネット通信環境が必要と、作業を始めるまでの準備が大変ですよね。

しかし、共同編集には沢山のメリットがあります。

実際に使っていて便利に感じた点をまとめました。

メリット① ファイルの統合作業がなくなる

自分は、共同編集機能を知るまでは、一人一人が各自の文書ファイルを作り、各自決められた範囲を編集し、最後に一つの文書に統合といった流れで作業をしていました。

でも、これって非常に面倒くさいですよね!

文章をコピペするだけではなく、字体やそのサイズを統合したり、接頭語・接続詞・語尾の使い方を揃えたりと…

また、文書ファイルのやり取りも、USBやメールやラインで人それぞれバラバラで大変だったりもします。

はっきりいって、物凄い時間のロスです。

共同編集ならば、これらの問題は一瞬で解決します!

メリット② メンバー同士で編集箇所リアルタイムで確認できる

一人一人が各自の文書ファイルで編集を進めると、お互いの構成・編集箇所・編集内容が余りよく分からないまま作業をすることになります。

一方で、共同編集なら相手の作業をリアルタイムで見ることができます。

共同編集のデメリット

ここまで、共同編集のメリットに付いて沢山語ってきましたが、最後に少しばかり共同編集のデメリットを紹介します。

実際に使っていて不便に感じた点をまとめました。

デメリット① 編集が更新されるまでのタイムラグがある

先ほど共同編集のメリットはリアルタイムで編集が確認できることだ!と声を高々に言いましたが、実は、共同編集は若干のタイムラグがあります。ほんの1秒弱ぐらいですが…

通信環境にもよりますが、比較的通信環境が良好な状態でも、編集相手の作業が反映されるまでに少し時間がかかります。

また、自分自身の編集も、オフラインの時よりも少し反映までに時間がかかります。特にタイピングが早い人はそのラグが気になるかもしれません。

デメリット② 通信環境が必要

共同編集状態の文書ファイルをオフラインで編集することももちろん可能です。

ただ、リアルタイムで共同編集者の作業の進捗度合いを把握するには、ネット環境は必須です。

まとめ

共同編集は、グループワークをする際にもってこいの機能です。

ぜひ、皆さんも今度グループワークをするときは試してみてください。

それでは、またお会いしましょう!

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